Zatrudniasz obywateli Ukrainy? Sprawdź dokumenty pracowników do 31 sierpnia 2026 r.

Pracodawcy zatrudniający obywateli Ukrainy powinni ponownie sprawdzić dokumenty potwierdzające legalność ich pobytu oraz wykonywania pracy w Polsce.

Szczególnej uwagi wymagają pracownicy posiadający numer PESEL ze statusem UKR. W przypadku części z nich termin na potwierdzenie tożsamości upływa 31 sierpnia 2026 r. Niedopełnienie tego obowiązku spowoduje utratę statusu UKR.

Kogo dotyczy termin 31 sierpnia 2026 r.?

Termin dotyczy obywateli Ukrainy, którzy otrzymali numer PESEL ze statusem UKR bez okazania ważnego dokumentu podróży – wyłącznie na podstawie oświadczenia o swojej tożsamości.

Osoby te powinny najpóźniej do 31 sierpnia 2026 r. udać się do urzędu gminy i potwierdzić swoją tożsamość poprzez okazanie ważnego paszportu.

Aktualizacja danych jest bezpłatna i nie powoduje zmiany numeru PESEL.

Jeżeli po otrzymaniu numeru PESEL UKR dana osoba wyrobiła nowy paszport, dane nowego dokumentu również powinny zostać zaktualizowane w urzędzie gminy.

Obowiązek może dotyczyć także dzieci, których tożsamość została wcześniej potwierdzona bez okazania ich własnego ważnego dokumentu podróży. Rodzice i opiekunowie powinni zatem sprawdzić również dokumenty dzieci posiadających PESEL ze statusem UKR.

Co się stanie, jeżeli pracownik nie okaże paszportu?

Jeżeli osoba objęta tym obowiązkiem nie okaże ważnego dokumentu podróży do 31 sierpnia 2026 r., utraci status UKR, a tym samym ochronę czasową w Polsce.

Może to wpłynąć na podstawę jej dalszego legalnego pobytu i wykonywania pracy. Bez ważnego statusu UKR osoba nie będzie również mogła otrzymać karty pobytu CUKR.

Dlatego pracodawca nie powinien poprzestawać na posiadanym od kilku lat papierowym zaświadczeniu o nadaniu numeru PESEL. Należy ustalić, czy status pracownika nadal jest aktywny oraz czy jego dane zostały prawidłowo uzupełnione.

Co powinien sprawdzić pracodawca?

W przypadku każdego zatrudnianego obywatela Ukrainy pracodawca powinien zweryfikować:

• na jakiej podstawie pracownik przebywa w Polsce;
• czy jego status UKR, karta pobytu, wiza albo inny dokument pobytowy są nadal aktualne;
• czy pracownik posiada ważny paszport;
• czy posiada podstawę do legalnego wykonywania pracy;
• czy zostało złożone wymagane powiadomienie do Powiatowego Urzędu Pracy;
• czy aktualne warunki zatrudnienia są zgodne z informacjami przekazanymi do urzędu;
• czy w dokumentacji znajdują się aktualne i czytelne kopie wymaganych dokumentów.

Legalność pobytu oraz legalność wykonywania pracy należy sprawdzać oddzielnie. Samo posiadanie ważnego dokumentu pobytowego nie zawsze oznacza, że cudzoziemiec może wykonywać pracę na każdych warunkach.

Zmiana warunków zatrudnienia może wymagać dodatkowych działań

Ponownego sprawdzenia może wymagać również sytuacja, w której po zatrudnieniu pracownika zmieniły się:

• rodzaj umowy;
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
• wymiar czasu pracy albo liczba godzin;
• wysokość wynagrodzenia.

W zależności od sytuacji zmiana warunków zatrudnienia może powodować konieczność aktualizacji danych albo wykonania kolejnego obowiązku wobec właściwego urzędu.

Pracownik powinien również poinformować pracodawcę, jeżeli otrzymał nowy paszport, kartę CUKR, nową kartę pobytu lub inny dokument pobytowy, zmienił dane osobowe albo przez dłuższy czas przebywał poza Polską.

Nie należy czekać do ostatnich dni sierpnia

Chociaż termin na potwierdzenie tożsamości upływa 31 sierpnia 2026 r., sprawdzanie dokumentacji warto rozpocząć odpowiednio wcześniej.

Pozwoli to ustalić, których pracowników dotyczy obowiązek wizyty w urzędzie gminy, uzupełnić brakujące dokumenty oraz wyjaśnić ewentualne wątpliwości dotyczące legalności pobytu lub wykonywania pracy.

Informacja dla klientów Palewscy Sp. z o.o.

Jeżeli są Państwo klientami naszego biura i mają wątpliwości dotyczące dokumentacji zatrudnianego obywatela Ukrainy, prosimy o przesłanie nam aktualnych i czytelnych kopii posiadanych dokumentów.

W ramach prowadzonej obsługi kadrowo-płacowej pomożemy sprawdzić dokumentację oraz wskażemy, czy wymaga ona uzupełnienia lub aktualizacji.

Prosimy również o przekazywanie nam informacji, jeżeli pracownik:

• otrzymał nowy paszport;
• otrzymał kartę CUKR, nową kartę pobytu albo inny dokument pobytowy;
• zmienił nazwisko lub inne dane identyfikacyjne;
• zmieniła się jego podstawa pobytu;
• zmieniły się warunki jego zatrudnienia.

Odpowiedzialność za sprawdzenie legalności pobytu i zatrudnienia cudzoziemca oraz terminowe wykonanie obowiązków wobec właściwych urzędów spoczywa na pracodawcy. Jako biuro rachunkowe pozostajemy jednak do dyspozycji naszych klientów i możemy wesprzeć ich w weryfikacji dokumentacji na podstawie przekazanych informacji i dokumentów.