Dofinansowanie wypoczynku pracownika może przybrać różne formy. W praktyce najczęściej pojawiają się dwa pojęcia: wczasy pod gruszą oraz świadczenie urlopowe. Choć potocznie bywają używane zamiennie, prawnie są to dwa zupełnie różne świadczenia, wypłacane na innych zasadach, z innych środków i z odmiennymi skutkami podatkowo-składkowymi.
Najważniejsza różnica jest taka, że wczasy pod gruszą są świadczeniem finansowanym z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, natomiast świadczenie urlopowe może być wypłacane przez pracodawców, którzy ZFŚS nie tworzą.
Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych pracowników, liczonej według stanu na 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty.
Co do zasady:
Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie tworzy ZFŚS, ma zasadniczo trzy możliwości:
Trzecie rozwiązanie jest często stosowane w najmniejszych firmach. Nie oznacza ono jednak, że sprawę można pozostawić bez żadnej informacji. Jeżeli pracodawca nie chce tworzyć ZFŚS ani wypłacać świadczenia urlopowego, powinien poinformować o tym pracowników do 31 stycznia danego roku, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. przez ogłoszenie, informację pisemną, wiadomość e-mail albo zapis w regulaminie wynagradzania, jeżeli taki regulamin obowiązuje.
Brak takiej informacji może powodować praktyczne problemy, zwłaszcza gdy w poprzednich latach świadczenie było wypłacane albo gdy wewnętrzne dokumenty firmy przewidują jego wypłatę.
„Wczasy pod gruszą” to potoczna nazwa dofinansowania wypoczynku pracownika ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Nie jest to świadczenie wypłacane każdemu automatycznie w tej samej wysokości. Przy świadczeniach z ZFŚS trzeba stosować tzw. kryterium socjalne, czyli brać pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej.
Oznacza to, że nieprawidłowe może być wypłacenie wszystkim pracownikom jednakowej kwoty tylko dlatego, że idą na urlop. W przypadku ZFŚS wysokość dopłaty powinna być zróżnicowana, np. według dochodu na osobę w rodzinie, liczby osób w gospodarstwie domowym lub innych kryteriów przewidzianych w regulaminie funduszu. Przykładowo osoba w trudniejszej sytuacji materialnej może otrzymać wyższe dofinansowanie niż osoba osiągająca wyższe dochody.
W przypadku wczasów pod gruszą nie ma ustawowego obowiązku wykorzystania 14 dni urlopu. Taki warunek może jednak wynikać z regulaminu ZFŚS. Jeżeli regulamin funduszu przewiduje, że dopłata przysługuje po wykorzystaniu określonej liczby dni urlopu, pracodawca powinien stosować zasady wynikające z regulaminu.
Świadczenie urlopowe to inne świadczenie niż wczasy pod gruszą. Wypłacane jest przez pracodawcę, który nie tworzy ZFŚS, ale zdecydował się wypłacać pracownikom świadczenie związane z urlopem.
Takie świadczenie może wypłacać pracodawca spoza sfery budżetowej, który według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudnia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie tworzy ZFŚS.
Świadczenie urlopowe nie zależy od sytuacji materialnej pracownika. Nie bada się tutaj dochodu na osobę w rodzinie ani sytuacji życiowej. Jeżeli pracownik spełnia warunki ustawowe i pracodawca wypłaca takie świadczenie, pracownik nabywa do niego prawo.
Najważniejszy warunek jest następujący: pracownik musi korzystać z urlopu wypoczynkowego obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Chodzi o dni kalendarzowe, a nie robocze. Do tego okresu wlicza się więc również soboty, niedziele i święta. W praktyce często wystarczy wykorzystanie 10 dni roboczych urlopu, jeżeli razem z weekendami daje to 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie urlopowe powinno zostać wypłacone najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.
Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS odpowiedniego dla danego rodzaju pracownika. W 2026 r. podstawą obliczenia jest kwota 7.848,60 zł. Dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy maksymalna wysokość świadczenia wynosi 37,5% tej podstawy, czyli:
7.848,60 zł × 37,5% = 2.943,23 zł
To oznacza, że w 2026 r. maksymalne świadczenie urlopowe dla pracownika pełnoetatowego zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi 2.943,23 zł.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu, świadczenie ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Przykładowo dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy:
| Wymiar etatu | Maksymalne świadczenie urlopowe w 2026 r. |
| pełny etat | 2.943,23 zł |
| 1/2 etatu | 1.471,62 zł |
| 1/4 etatu | 735,81 zł |
Pracodawca może wypłacić świadczenie w niższej wysokości. Nie może jednak przekroczyć ustawowego limitu, jeżeli chce korzystać z zasad przewidzianych dla świadczenia urlopowego.
Firma zatrudniająca 5 pracowników nie ma obowiązku tworzenia ZFŚS. Taki pracodawca może, ale nie musi wypłacać świadczenia urlopowego. Jeżeli pracodawca zatrudniający 5 osób:
to co do zasady nie ma obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego.
Jeżeli jednak pracodawca przewidział wypłatę świadczenia urlopowego w regulaminie, informacji dla pracowników, umowie, obwieszczeniu albo w dotychczasowej praktyce firmy, a pracownik korzysta z urlopu obejmującego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, może powstać obowiązek wypłaty świadczenia.
Dlatego w małych firmach szczególnie ważne jest, aby co roku zweryfikować, czy pracownicy zostali prawidłowo poinformowani o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego.
W przypadku wczasów pod gruszą finansowanych z ZFŚS, świadczenie może korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, pod warunkiem że zostało prawidłowo sfinansowane z funduszu i przyznane z zastosowaniem kryterium socjalnego. Podatkowo świadczenia pieniężne i rzeczowe finansowane z ZFŚS mogą korzystać ze zwolnienia z PIT do limitu 1.000 zł rocznie. Nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu.
Inaczej wygląda świadczenie urlopowe. Jest ono co do zasady zwolnione ze składek ZUS do wysokości odpisu podstawowego właściwego dla danego pracownika, ale podlega opodatkowaniu PIT jako przychód ze stosunku pracy. Nie korzysta ze zwolnienia podatkowego przewidzianego dla świadczeń finansowanych z ZFŚS.
Wczasy pod gruszą i świadczenie urlopowe to dwa różne świadczenia. Nie należy ich utożsamiać.
Wczasy pod gruszą dotyczą pracodawców, którzy prowadzą ZFŚS. Ich wysokość powinna zależeć od sytuacji socjalnej pracownika.
Świadczenie urlopowe dotyczy pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS, ale zdecydowali się wypłacać pracownikom świadczenie związane z urlopem. Warunkiem jego wypłaty jest urlop obejmujący co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Mały pracodawca zatrudniający np. 3, 5 czy 10 osób nie ma automatycznego obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego. Powinien jednak pamiętać o prawidłowej informacji dla pracowników, najlepiej przekazywanej do 31 stycznia każdego roku.
W praktyce warto, aby każda firma zatrudniająca pracowników miała jasno uregulowane, czy tworzy ZFŚS, czy wypłaca świadczenie urlopowe, czy rezygnuje z obu tych form. Pozwala to uniknąć sporów z pracownikami oraz błędów w rozliczeniach podatkowych i składkowych.
PALEWSCY sp. z o. o.
Hołdu Pruskiego 15a/23, 72-600 Świnoujście
NIP 855-160-30-98
REGON 52074518
KRS 0000941213
