Nowe rozporządzenie w sprawie KPiR od 2026 roku

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), które ma wejść w życie 1 stycznia 2026 r.. Zmiany wynikają z nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wprowadzającej obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej.

Projekt rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów od 2026 r. stanowi element szerszego procesu cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Nowe przepisy mają zapewnić większą spójność między ewidencjami prowadzonymi przez podatników a strukturami przesyłanymi do administracji skarbowej, a także zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo danych księgowych.

KPiR wyłącznie elektronicznie

Od 2026 r. podatkowa księga przychodów i rozchodów będzie musiała być prowadzona przy użyciu programu komputerowego. Nie będzie już możliwe prowadzenie księgi w formie papierowej ani w arkuszu kalkulacyjnym. Celem zmiany jest pełna integracja KPiR z systemami elektronicznymi, w tym z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i strukturą JPK_PKPiR.

Wyjątki od obowiązku elektronicznego prowadzenia księgi mają dotyczyć jedynie wąskich grup podatników, wskazanych w przepisach szczególnych.

Zmiana w sposobie numerowania dokumentów

Dotychczas w rozporządzeniu wskazywano, że kolumna 1 KPiR służy do wpisania kolejnego numeru zapisu, a ten sam numer powinien znajdować się na dokumencie stanowiącym podstawę wpisu.

W nowym rozporządzeniu zapis ten został uproszczony. Od 2026 r. przepis określa jedynie, że „kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze”. Ministerstwo Finansów zrezygnowało tym samym z obowiązku numerowania dokumentów księgowych zgodnie z kolejnością wpisów w KPiR.

Najważniejsze zmiany w przepisach

Nowe rozporządzenie wprowadza szereg modyfikacji porządkujących i dostosowujących regulacje do środowiska cyfrowego. Oto najistotniejsze z nich:

• Rezygnacja z powielania definicji ustawowych – z rozporządzenia usunięto m.in. pojęcia przychodu, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Zmieniono również definicję „biura rachunkowego”.
• Usunięcie przepisów o miejscu przechowywania księgi i dowodów – nowe regulacje nie wskazują już konkretnego miejsca przechowywania dokumentacji, pozostawiając tę kwestię w ramach przepisów Ordynacji podatkowej.
• Likwidacja obowiązku prowadzenia oddzielnych ksiąg dla każdego zakładu – przedsiębiorcy prowadzący działalność w wielu lokalizacjach nie będą musieli prowadzić osobnych ksiąg ani sporządzać dowodów przesunięć między zakładami.
• Rezygnacja z dziennych zestawień faktur sprzedażowych – zapisy w księdze będą dokonywane wyłącznie na podstawie poszczególnych faktur, bez stosowania zbiorczych zestawień. Zmiana ta ma ułatwić raportowanie w strukturach JPK_PKPiR.
• Ograniczenie możliwości dokumentowania zakupów paragonami bez NIP – zakupy materiałów biurowych, wyposażenia czy usług będą musiały być dokumentowane fakturami (w tym uproszczonymi). Utrzymano jednak możliwość dokumentowania zakupów paliw i olejów za granicą paragonami papierowymi.
• Ujednolicenie terminu dokonywania wpisów do księgi – wszystkie wpisy, zarówno przychodowe, jak i kosztowe, będą musiały być ujęte do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu zdarzenia gospodarczego.
• Zmiana zasad sporządzania spisu z natury – spis będzie podpisywany wyłącznie przez właściciela zakładu lub wspólników, a w księdze ujmowana będzie jedynie wartość spisu, bez wyszczególniania pozycji.
• Nowe zasady ujmowania faktur do sprzedaży ewidencjonowanej na kasie – obowiązek przechowywania paragonu i faktury nie wynika już z rozporządzenia, lecz z przepisów o VAT.
• Korekty raportów fiskalnych – będą dokonywane na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie – jak dotychczas – poprzez adnotacje na odwrocie raportu.
• Nowy wzór KPiR – księga zostanie rozszerzona o dodatkowe kolumny, m.in. dotyczące numeru faktury w KSeF oraz identyfikatora podatkowego kontrahenta (np. NIP).