W okresie przejściowym wdrożenia KSeF przewidziano rozwiązanie dla najmniejszych podatników o niskiej wartości sprzedaży B2B. Kluczowe znaczenie ma limit 10 000 zł miesięcznie, odnoszący się wyłącznie do faktur dla firm.
Do limitu wliczamy:
Nie wliczamy:
Przykład:
Do limitu KSeF liczymy tylko: 3 500 zł
Wniosek:
Początek miesiąca
→ sprzedaż B2B narastająco: 6 000 zł → brak obowiązku KSeF
Środek miesiąca
→ sprzedaż narastająco: 9 000 zł → nadal brak obowiązku
Koniec miesiąca
→ sprzedaż B2B: 11 000 zł
przekroczenie limitu 10 000 zł
W praktyce oznacza to konieczność stosowania KSeF zgodnie z zasadami przewidzianymi dla podatników, którzy nie spełniają warunku limitu
Limit 10 000 zł ma charakter czasowy (okres przejściowy) i obowiązuje przez okres wskazany w przepisach wdrażających KSeF.
obowiązek KSeF obejmie wszystkich podatników w zakresie faktur B2B – niezależnie od wartości sprzedaży
O możliwości skorzystania z limitu decyduje wartość sprzedaży B2B w danym miesiącu, a nie całkowity obrót firmy. Sprzedaż na kasie fiskalnej nie wpływa na limit.
Od kilku lat przedsiębiorcy przygotowywali się do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
System działa, faktury przechodzą, numery KSeF są nadawane – ale praktyka pokazała, że sama „techniczna gotowość” to dopiero początek.
Rewolucja w rozumieniu faktury
Zgodnie z ustawą o VAT faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu KSeF i opatrzony numerem identyfikującym w systemie
(art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług).
To oznacza zasadniczą zmianę:
KSeF wymusza uporządkowanie danych źródłowych, mapowania pól, numeracji, zasad korekt.
To już nie jest kwestia „wystawić fakturę i wysłać”, ale poprawnie zbudować plik, który przejdzie walidację systemową.
Transparentność i bieżąca kontrola
Nie można też pomijać najważniejszego aspektu systemowego. KSeF to narzędzie, które daje Ministerstwu Finansów i administracji skarbowej dostęp do danych w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego.
W praktyce oznacza to:
Od tej pory dane o transakcjach trafiają do systemu państwowego w momencie ich powstania.
Administracja skarbowa nie musi już czekać na deklarację czy plik JPK, by zobaczyć strukturę sprzedaży, stawki VAT czy relacje kontrahentów.
W praktyce oznacza to przejście z modelu kontroli następczej na model stałej, cyfrowej analityki.
Firmy, które potraktują KSeF wyłącznie jako obowiązek techniczny, będą stale reagować na błędy i korekty.
Firmy, które zrozumieją, że to element systemu kontroli online, uporządkują procesy, weryfikację stawek,
obieg dokumentów i odpowiedzialność za dane – zyskają stabilność i bezpieczeństwo podatkowe.
Bo KSeF to nie tylko zmiana formatu faktury.
To trwała zmiana filozofii rozliczeń – z epoki dokumentu do epoki danych,
z kontroli „po czasie” do nadzoru w czasie rzeczywistym.
I do tego modelu trzeba się dostosować nie technicznie, lecz organizacyjnie i strategicznie.
W związku z publikacją przez Ministerstwo Finansów zaktualizowanej wersji Podręcznika KSeF 2.0 (luty 2026 r.) przedstawiamy najważniejsze doprecyzowania, które mają znaczenie praktyczne dla podatników.
Zmiany te nie zmieniają konstrukcji systemu, lecz porządkują i doprecyzowują kwestie interpretacyjne.
Ministerstwo Finansów doprecyzowało, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wynika ze statusu podatnika VAT oraz wykonywania czynności podlegających fakturowaniu, a nie wyłącznie z faktu aktywnej działalności w CEIDG.
Oznacza to, że:
Podręcznik MF jednoznacznie wskazuje, że podatnik (również korzystający ze zwolnienia z VAT), jeżeli ma obowiązek wystawić fakturę, nie może zastąpić jej „rachunkiem”.
W sytuacji objętej obowiązkiem fakturowania:
Ministerstwo potwierdziło, że w okresie przejściowym mogą wystąpić sytuacje wystawienia faktury poza systemem.
Samo wystawienie faktury poza KSeF:
Ocena prawa do odliczenia opiera się na przepisach ustawy, a nie wyłącznie na formie przekazania dokumentu.
Jeżeli do tej samej czynności wystawiono dwie faktury i obie zostały przyjęte przez KSeF, dokument istnieje w obrocie prawnym.
W takiej sytuacji:
Faktury przyjętej przez KSeF nie można „usunąć technicznie” – korekta musi zostać przeprowadzona zgodnie z ustawą o VAT.
Informacja dodatkowa
Powyższe doprecyzowania wynikają z aktualizacji Podręcznika KSeF 2.0 (część II) opublikowanej przez Ministerstwo Finansów w lutym 2026 r.
Dla wynajmującego to nie jest przychód z najmu
Wynajmujący często przenosi na najemcę koszty zużycia prądu, gazu czy wody – poprzez refakturowanie lub rozliczenie według liczników.
Jak podkreślają sądy administracyjne (w tym NSA), takie kwoty nie stanowią przychodu wynajmującego, jeżeli:
W efekcie, zarówno w najmie prywatnym, jak i w przypadku przedsiębiorcy na ryczałcie, zwrot kosztów mediów nie powinien być traktowany jako przychód z najmu – przychodem pozostaje wyłącznie czynsz.
To istotna informacja dla wynajmujących rozliczających najem ryczałtem.
Bardzo ważne jest jednak, aby takie rozliczenie było jasno zapisane w umowie najmu – najlepiej poprzez wyraźne oddzielenie czynszu od opłat eksploatacyjnych i wskazanie, że media pokrywa najemca według faktycznego zużycia.
Rok 2026 będzie kluczowy dla wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wbrew wielu obawom przedsiębiorców, ustawodawca przewidział okres przejściowy, który ma umożliwić bezpieczne dostosowanie się do nowych zasad fakturowania.
Poniżej wyjaśniamy najważniejsze kwestie, które budzą dziś najwięcej pytań.
Rok 2026 to rok wdrożeniowy KSeF
Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT (tzw. KSeF 2.0) obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wprowadzany stopniowo:
Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że rok 2026 pełni funkcję roku przejściowego, w którym celem jest wdrożenie systemu, a nie wprowadzanie sankcji (kar).
Brak kar za faktury wystawione poza KSeF w 2026 r.
W 2026 r.:
Oznacza to, że w 2026 r. ewentualne błędy, opóźnienia lub przejściowe stosowanie faktur poza KSeF nie skutkują karami finansowymi, choć nadal zalecane jest wdrażanie systemu zgodnie z przepisami.
Faktura poza KSeF w 2026 r. nadal daje prawo do odliczenia VAT
Bardzo istotna informacja dla nabywców:
faktura wystawiona poza KSeF w 2026 r. nadal daje prawo do odliczenia VAT, pod warunkiem że:
Sposób techniczny wystawienia faktury (KSeF / poza KSeF) nie zmienia zasad neutralności VAT i sam w sobie nie pozbawia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Co to oznacza w praktyce?
W 2026 r.:
Podsumowanie
Koniec roku to nie tylko deklaracje. Inwentaryzacja (remanent/spis z natury) realnie wpływa na dochód i podatek za 2025 r.
Jeśli stany magazynowe są błędne — podatek też może być błędny.
Remanent końcowy to element kosztów:
To dlatego spis nie jest formalnością — to część kalkulacji podatku.
Liczy się stan faktyczny, a nie to, co „wynika z faktur”.
Wniosek: Dobra inwentaryzacja = poprawny podatek + mniej ryzyk w razie kontroli.
W ostatnich latach wielu obywateli Ukrainy zdecydowało się na rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce. Warto przypomnieć, na jakiej podstawie prawnej mogą to robić, jakie warunki należy spełnić oraz do kiedy obowiązuje prawo do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG).
Możliwość prowadzenia działalności gospodarczej przez obywateli Ukrainy w Polsce wynika z ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. 2022 poz. 583 z późn. zm.), potocznie nazywanej specustawą ukraińską.
Zgodnie z art. 42w tej ustawy:
„Obywatelowi Ukrainy, któremu udzielono zezwolenia na pobyt czasowy na podstawie art. 42r, przysługuje prawo do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na takich samych zasadach jak obywatelom polskim.”
Oznacza to, że obywatel Ukrainy posiadający legalny pobyt w Polsce może prowadzić działalność gospodarczą bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń, na identycznych zasadach jak przedsiębiorca polski.
Z prawa tego mogą skorzystać obywatele Ukrainy, którzy spełniają następujące warunki:
1. Legalny pobyt na terytorium RP – obywatel Ukrainy musi przebywać w Polsce legalnie, tj. przybyć po 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi i zostać objęty przepisami specustawy.
2. Posiadanie numeru PESEL z oznaczeniem „UKR” – numer ten umożliwia rejestrację działalności w systemie CEIDG i potwierdza status uprawniający do korzystania z pomocy przewidzianej w specustawie.
3. Zarejestrowanie działalności w CEIDG – procedura zakładania JDG dla obywatela Ukrainy jest identyczna jak dla obywateli polskich. Wymagane jest wskazanie formy opodatkowania, kodów PKD, adresu oraz zgłoszenie do ZUS.
Na mocy ostatniej nowelizacji specustawy, legalny pobyt obywateli Ukrainy przybyłych po 24 lutego 2022 r. został przedłużony do dnia 4 marca 2026 r. (Źródło: Zielona Linia – październik 2025)
Do tego dnia obywatele Ukrainy mogą swobodnie prowadzić JDG na terytorium Polski, korzystając ze wszystkich uprawnień przedsiębiorców. Po 4 marca 2026 r. konieczne będzie posiadanie innego tytułu pobytowego, np. zezwolenia na pobyt czasowy, stały lub rezydenta długoterminowego UE.
Z punktu widzenia przepisów podatkowych i rachunkowych, obywatel Ukrainy prowadzący JDG w Polsce jest traktowany na równi z obywatelem polskim. Oznacza to, że wybiera jedną z form opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt), ma obowiązek zgłoszenia do ZUS i prowadzenia ewidencji księgowej.
Jeżeli obywatel Ukrainy nie uzyska nowego tytułu pobytowego, jego pobyt po tej dacie nie będzie uznawany za legalny. Może to oznaczać utrudnienia w kontynuowaniu działalności gospodarczej, a nawet konieczność wykreślenia wpisu z CEIDG.
• Obywatele Ukrainy mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce na podstawie specustawy z 12 marca 2022 r.
• Warunkiem jest legalny pobyt i numer PESEL z oznaczeniem „UKR”.
• Prawo to obowiązuje do dnia 4 marca 2026 r. (stan na dzień 01-12-2025)
• Po tej dacie konieczne będzie uzyskanie innego tytułu pobytowego.
• W zakresie podatków i księgowości obowiązują identyczne zasady jak dla polskich przedsiębiorców.
Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy (Dz.U. 2022 poz. 583 z późn. zm.)
Art. 42r–42w ustawy – Lexlege.pl (https://lexlege.pl/ukraina/art-42w/)
Komunikat Urzędu do Spraw Cudzoziemców – Gov.pl (https://www.gov.pl/web/udsc/nowelizacja-ustawy-o-pomocy-obywatelom-ukrainy-w-zwiazku-z-konfliktem-zbrojnym-na-terytorium-tego-panstwa2)
Zielona Linia – październik 2025 (https://zielonalinia.gov.pl/en/-/pobyt-i-praca-obywateli-ukrainy-w-polsce-po-kolejnej-nowelizacji-przepisow.-pazdziernik-2025-r)
Migrant.info.pl – poradnik dla cudzoziemców (https://www.migrant.info.pl/pl/strona-glowna-2/dzialalnosc-gospodarcza/mozliwosc-prowadzenia-dzialalnosci-gospodarczej-przez-cudzoziemcow)
Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapowo:
od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których sprzedaż w 2025 r. przekroczy 200 mln zł brutto,
od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Po tych terminach wszystkie faktury B2B będą musiały być wystawiane i odbierane w KSeF. Faktury papierowe czy PDF-y wysyłane e-mailem przestaną w przyszłości i w większości przypadków mieć moc prawną (z wyjątkami np. dla awarii systemu).
Resort Finansów udostępnił już nową dokumentację KSeF 2.0 i strukturę FA(3) oraz udostępnił Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dlatego warto przygotować oprogramowanie i procesy wcześniej.
Nie czekaj na ostatnią chwilę. Przeprowadzimy audyt gotowości Twojej firmy do KSeF i wdrożymy rozwiązanie dopasowane do potrzeb.
Szanowni Państwo,
Od 2026 roku przedsiębiorców czekają nowe obowiązki związane z raportowaniem danych księgowych do urzędów skarbowych.
Ministerstwo Finansów wprowadza tzw. JPK-CIT oraz elektroniczne księgi PIT, które obejmą większość firm prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.
Co to oznacza dla Państwa?
Od 2026 roku:
Od kiedy to obowiązuje?
Co warto zrobić już teraz?
Współpracować z biurem rachunkowym w zakresie aktualizacji systemów i danych – tak, by raportowanie odbyło się bezproblemowo.
Uporządkować dane i oznaczenia kont księgowych.
Przygotować się na pełną cyfryzację ksiąg rachunkowych i raportowania do urzędów.
Źródła:
Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), które ma wejść w życie 1 stycznia 2026 r.. Zmiany wynikają z nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wprowadzającej obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej.
Projekt rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów od 2026 r. stanowi element szerszego procesu cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Nowe przepisy mają zapewnić większą spójność między ewidencjami prowadzonymi przez podatników a strukturami przesyłanymi do administracji skarbowej, a także zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo danych księgowych.
KPiR wyłącznie elektronicznie
Od 2026 r. podatkowa księga przychodów i rozchodów będzie musiała być prowadzona przy użyciu programu komputerowego. Nie będzie już możliwe prowadzenie księgi w formie papierowej ani w arkuszu kalkulacyjnym. Celem zmiany jest pełna integracja KPiR z systemami elektronicznymi, w tym z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i strukturą JPK_PKPiR.
Wyjątki od obowiązku elektronicznego prowadzenia księgi mają dotyczyć jedynie wąskich grup podatników, wskazanych w przepisach szczególnych.
Zmiana w sposobie numerowania dokumentów
Dotychczas w rozporządzeniu wskazywano, że kolumna 1 KPiR służy do wpisania kolejnego numeru zapisu, a ten sam numer powinien znajdować się na dokumencie stanowiącym podstawę wpisu.
W nowym rozporządzeniu zapis ten został uproszczony. Od 2026 r. przepis określa jedynie, że „kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania liczby porządkowej zapisów w księdze”. Ministerstwo Finansów zrezygnowało tym samym z obowiązku numerowania dokumentów księgowych zgodnie z kolejnością wpisów w KPiR.
Najważniejsze zmiany w przepisach
Nowe rozporządzenie wprowadza szereg modyfikacji porządkujących i dostosowujących regulacje do środowiska cyfrowego. Oto najistotniejsze z nich:
PALEWSCY sp. z o. o.
Hołdu Pruskiego 15a/23, 72-600 Świnoujście
NIP 855-160-30-98
REGON 52074518
KRS 0000941213
